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Politique de Conservation des Données IDS

Introduction

Notre organisation contient de nombreux types de documents contenant une variété de données, incluant des informations sur les clients, des informations sur les employés ainsi que des informations confidentielles sur l'organisation et son fonctionnement. Ces documents sont une partie vitale de notre activité et il est important que nous veillons à protéger les documents et les informations qu’ils contiennent afin de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise et le respect des exigences légales.

Nous avons défini les procédures établies pour la conservation, la révision et la destruction des documents que nous détenons. Le but de cette politique est de veiller à ce que les documents nécessaires ne soient conservés que le temps nécessaire et qu’une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, ils soient détruits conformément aux procédures décrites dans cette politique.

Cette politique complète nos politiques de sécurité et de protection des données et a été révisée pour la dernière fois en avril 2019.

 

À qui cette Politique s'applique?

Cette politique s'applique à tous les employés de l'organisation qui doivent se familiariser avec ses exigences et s'y conformer.

Jan Chope est la personne responsable de la protection des données au sein de l’organisation, et est responsable du maintien de cette politique et de la conformité de ses termes. Elle peut donner des conseils sur toutes les questions liées.

 

 

Qu'est-ce qu'un document?

Cette politique couvre les documents électroniques et ceux conservés dans un système de classement manuel. Cela inclut les emails, les bases de données et les documents contenus dans tout autre système exploité par l'organisation. Les documents peuvent être créés par l'organisation ou créés ailleurs et nous être envoyés.

 

 

Conservation des Documents

Le calendrier de conservation ci-dessous répertorie les types de documents détenus par notre organisation. La loi nous oblige à ne pas conserver les documents plus longtemps que nécessaire et par conséquent nous avons défini des périodes de conservation ci-dessous.

Les durées de conservation sont basées sur les délais prescrits par la loi pour certains documents, et lorsqu'il n'y a pas de délai légal, nous fixons le délai en fonction du temps que nous pensons nécessaire au document. Une fois que le délai légal a été atteint, les documents doivent être détruits, sauf s’il existe une raison valable de les conserver (par ex. une procédure judiciaire en cours). Dans ce cas, la personne responsable devrait prendre la décision finale au sujet de la conservation des documents au-delà de la période de conservation minimale.

 

 

Destruction des Documents

Une fois que les documents ont atteint leur durée de conservation minimale, ils doivent être détruits définitivement, sauf s'il existe une bonne raison de les conserver et si la personne responsable a convenu d'une période de conservation supplémentaire.

 

Enregistrements Manuels

Après le traitement des dossiers manuels sont déchiquetés.

 

 

Enregistrements Électroniques

Les emails sont archivés (supprimés de notre serveur de messagerie) une fois qu'ils ont dépassé leur date de conservation.

Bases de données - Une fois que les enregistrements ont dépassé leur date de conservation minimale, ils seront supprimés ou anonymisés.

Les sauvegardes de la base de données sont conservées pendant 2 ans maximum.

  

Calendrier des Documents – Informations Réglementaires ou Non Personnels

Type de Document

Description de Document

Période de Conservation

Compte Client

Compte en ligne créé par le client

Non acheteur – 3 ans
Acheteur & Compte fermé – 3 ans

Base de Données des Commandes

Nom du client et coordonnées

7 ans après le dernier contact du client. Supprimer si la demande de désinscription est reçue.

Base de Données Marketing

Nom du client et coordonnées

3 ans après le dernier contact du client. Supprimer si la demande de désinscription est reçue.

Formulaires de Consentement/Photos

 

15 ans

Dossier de Conférence des Professeurs de Danse

 

3 ans

Discussion en Ligne

Toute information que vous nous donnez

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